ERP-Schulungen: Wie Sie Ihr Team optimal vorbereiten

ERP (Enterprise Resource Planning) ist mittlerweile das Rückgrat von Betrieben aller Größen. Herzstück jeder ERP-Lösung ist eine zentrale Datenbank, die alle Abteilungen und Geschäftsprozesse im Unternehmen miteinander verbindet. Das Ziel dieser Architektur besteht darin, reibungslose Abläufe über die Grenzen von Abteilungen hinweg sicherzustellen.

In aller Regel ist ein ERP modular aufgebaut. Für jeden Funktionsbereich im Unternehmen existiert somit ein eigener Baustein. Wie viele dieser Module zur Verfügung stehen und welche Features sie beinhalten, ist von System zu System verschieden. Einige klassische Funktionsbausteine sind jedoch die folgenden:

• Finanzmanagement: Dieses Modul umfasst die Buchhaltung, das Rechnungswesen und das Controlling. Es stellt sicher, dass Finanztransaktionen korrekt verbucht und somit die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Weiterhin liefert es eine ganze Reihe wichtiger betriebswirtschaftlicher Informationen zur Steuerung des Unternehmens.
• Einkauf und Materialwirtschaft: Mit diesem Baustein steuern Betriebe ihre Beschaffung und ihre interne Logistik. Sie sorgen mit den Funktionen für optimale Einkaufskosten und Lagerbestände.
• Vertrieb und Marketing: Hier finden sich alle Funktionen für kundenbezogene Geschäftsprozesse. Dies umfasst sowohl die Verkaufsanbahnung als auch die Verkaufsprozesse (Angebot, Auftrag und Rechnung). Weiterhin wird meist das Reklamationsmanagement diesem Bereich zugeordnet.
• Produktion: Dieses Modul besitzen nur ERP-Lösungen, die sich an Fertigungsunternehmen richten. Klassische Features sind hier die Produktionsplanung und die Produktionssteuerung. Oft zählen auch Features wie die Betriebsdatenerfassung dazu.

ERP bietet eine ganze Reihe von Vorteilen für Unternehmen. Die wesentlichen sind:

• Effizienzsteigerung: Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen reduziert den Arbeitsaufwand und die Fehleranfälligkeit.
• Kostensenkung: Durch die Optimierung von Prozessen und den besseren Ressourceneinsatz lassen sich Kosten reduzieren.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Durch den Zugriff auf Echtzeit-Daten und umfassende Berichte sind weitaus fundiertere Geschäftsentscheidungen möglich.
• Erhöhte Transparenz: Eine zentrale Datenquelle fördert die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen für alle Beteiligten.

Der Erfolg einer Schulung im ERP-Bereich hängt maßgeblich von einer fundierten Planung und Vorbereitung ab. Wichtig ist dabei vor allen Dingen, ein bedarfsgerechtes Lernen zu ermöglichen und die passenden Schulungsmethoden zu selektieren. Im Einzelnen sind nachfolgende Schritte zu empfehlen:

Jede Schulung im ERP-Sektor sollte dem konkreten Bedarf im Betrieb entsprechen. Um diesen zu evaluieren, empfiehlt sich eine genaue Analyse im Vorfeld. Diese Aspekte sind dabei wichtig:

• Ermittlung des aktuellen Wissensstandes: Welche Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen die Mitarbeiter derzeit im Bezug auf Software und ERP?
• Identifizierung von Wissenslücken: Inwiefern ist neues Wissen erforderlich, um das zukünftige ERP zu nutzen?
• Festlegung der Zielgruppen: Welche Mitarbeitergruppen müssen geschult werden?
• Definition der Inhalte: Welche Schulungsinhalte benötigen die einzelnen Mitarbeitergruppen?

Eine gründliche Analyse dieser Punkte hilft dabei, die Inhalte der ERP-Schulungen gezielt auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abzustimmen. Dies erhöht die Relevanz der Trainings und stellt sicher, dass die vermittelten Inhalte direkt in die Praxis umgesetzt werden können. Durch die Festlegung klarer Schulungsziele lassen sich zudem die Fortschritte der Teilnehmer besser bewerten und die Erfolge der Schulungen messen.

Auch die Auswahl der richtigen Methoden entscheidet über den Erfolg der Kurse. Hier stehen heute verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die sowohl einzeln als auch kombiniert zur Anwendung kommen können:

• Präsenzschulungen: Hierbei handelt es sich meist um Inhouse-Schulungen. Die Mitarbeiter haben einen direkten Kontakt mit dem Trainer, was insbesondere bei komplexen Themen Vorteile bietet.
• E-Learning: Online-Kurse und Webinare sind besonders flexibel und können ortsunabhängig absolviert werden. Das reduziert Zeitaufwände und Kosten. Online-Schulungen bieten sich vor allem bei weniger komplizierten Themen an.
• Blended Learning: Diese Kombination aus Präsenz- und Online-Schulungen ermöglicht ein besonders umfassendes Lernerlebnis. Beispielsweise können Inhalte aus den Präsenzkursen in späteren Online-Sessions nochmals wiederholt oder vertieft werden.
• On-the-Job-Training: Dieser Ansatz eignet sich vor allem für die Phase nach dem Go-live und wird idealerweise durch Key-User begleitet.

Sobald der konkrete Schulungsbedarf feststeht, können die ERP-Schulungen aufgebaut und durchgeführt werden. Dieser Prozess erstreckt sich von der Konzeption über die Trainerwahl bis hin zur Nachbereitung.

Um eine geeignete Schulung aufzubauen, benötigen Organisationen mindestens folgende Unterlagen:

• Kursplan: strukturierter Plan mit klar definierten Modulen für die unterschiedlichen Zielgruppen
• Schulungsmaterialien: Präsentationen, Praxisbeispiele, praxisorientierte Übungsaufgaben, Übungsdaten im Schulungssystem, Handbücher und Kurzbeschreibungen für wichtige Prozesse
• Evaluationsmethoden: Tools zur Überprüfung des Lern- und Schulungserfolgs (zum Beispiel Feedback-Bögen)

Ein gut durchdachtes Schulungskonzept ist entscheidend für den erfolgreichen Aufbau von Know-how. Der Kursplan sollte die Schulungsinhalte klar strukturieren und einen logischen Lernpfad vorgeben. Die Schulungsmaterialien sollten umfassend, praxisnah und verständlich sein, um die Inhalte greifbar zu machen. Praxisbeispiele helfen zusätzlich dabei, die Theorie mit der Praxis zu verbinden und die Relevanz der Schulungsinhalte zu verdeutlichen. Evaluationsmethoden wie Tests, Feedback-Runden und praktische Aufgaben ermöglichen es, den Lernerfolg zu messen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Ob interner oder externer Trainer: Es sollte sich um einen erfahrenen Kursleiter handeln. Dies bezieht sich nicht nur auf das ERP-System und dessen Anwendung. Ein guter Trainer sollte auch Vermittlungskompetenzen und Erfahrung im Schulungsbereich mitbringen sowie praxisnahe Beispiele und Übungen integrieren können. Ebenso sollte er in der Lage sein, selbst komplexe Inhalte verständlich zu vermitteln und auf individuelle Bedürfnisse der Teilnehmer einzugehen.

Die Inhalte von Schulungen sollten langfristig in den Köpfen der Mitarbeiter verankert werden. Dafür reicht es nicht aus, wenn der Trainer eine Präsentation abhält und die Bedienung des Systems vorführt. Die Anwender sollten selbst erfahren können, wie die Verwendung der Software funktioniert. Hierfür sind Übungen in einem praxisnahen Schulungssystem unerlässlich. Jeder Prozess mit all seinen relevanten Funktionen sollte mehrfach geübt werden, um das Wissen nachhaltig zu verfestigen. Treten dabei individuelle Fragen auf, werden diese idealerweise sofort geklärt. So entfaltet das Seminar sein volles Potenzial.

Nach der Schulung ist das Lernen für die Teilnehmer noch nicht abgeschlossen. Vielmehr sollten sie die Möglichkeit erhalten, das Erlernte weiter zu verinnerlichen und zu vertiefen. Hierfür bietet es sich zunächst an, den Teilnehmern nach Ende des Kurses Material zur Verfügung zu stellen, in dem sie alle Lerninhalte und Übungen nochmals nachschlagen können. Auch sollte der Zugang zum Schulungs- beziehungsweise Testsystem noch über das Kursende hinaus bereitgestellt werden, sodass die Mitarbeiter auch in den Tagen und Wochen nach dem Training eigenständig ausprobieren und üben können.

Zur Nachbereitung der Seminare gehört auch eine Evaluierung des Schulungserfolgs. Dieser Schritt ist wichtig, um die Qualität der Schulung beurteilen und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren zu können. Sowohl die Teilnehmer als auch der Trainer sollten in diesen Prozess einbezogen werden. Bewährt haben sich in der Praxis vor allen Dingen standardisierte Evaluationsbögen, mit denen sich das Feedback systematisch erfassen und auswerten lässt. Weiterhin ist es hilfreich, die Verbesserungsmöglichkeiten direkt bei den Beteiligten abzufragen und zu notieren. Auf dieser Basis lassen sich die Kurse sodann gezielt optimieren.

In der Phase der ERP-Einführung lernen die Mitarbeiter zunächst die Grundlagen der ERP-Software und die spezifischen Funktionen für ihren Arbeitsbereich kennen. Doch der Aufbau von Wissen sollte keinesfalls mit dem Go-live enden. Denn durch den praktischen Umgang mit der Software und deren kontinuierliche Weiterentwicklung entsteht fortlaufend neuer Schulungsbedarf. Entsprechend sollten Unternehmen ein dauerhaftes Schulungsangebot etablieren, das sich dynamisch den Erfordernissen anpasst. Unter anderem haben sich in diesem Kontext folgende Formate bewährt:

• Workshops: Eigens aufgebaute Veranstaltungen für fachbereichsspezifische Themen
• ERP-Weiterbildung: Erlernen von Funktionen für Fortgeschrittene und Key-User
• Zertifizierungen: Möglichkeit zur Erlangung von Zertifikaten, die das Fachwissen und die Kompetenz der Mitarbeiter dokumentieren
• Wissensmanagement: Implementierung eines Wissensmanagementsystems zur kontinuierlichen Weitergabe und Aktualisierung von ERP-Know-how
• Kleinere Online-Kurse: Online-Schulungen zu speziellen Fragestellungen oder zur Vertiefung bestimmter Themen
• Ideen-Management und Vorschlagswesen: Aufnahme von Verbesserungsvorschlägen der Mitarbeiter im Bezug auf das ERP-System

Ob Lösung für Großunternehmen oder ERP-Software für den Mittelstand: Ein geeignetes Schulungsangebot trägt maßgeblich zum Erfolg von ERP-Projekten bei. Der Grundstein wird hier bereits in der Vorbereitungsphase gelegt, in der eine gründliche Analyse des Schulungsbedarfs erfolgen sollte. Auf dieser Basis lassen sich dann Schulungsmethoden auswählen und passende Konzepte entwickeln. Beim Aufbau der Kurse kommt es vor allem auf die richtigen Materialien und Methoden an. Auch die Kompetenz des Trainers nimmt großen Einfluss auf den Erfolg. Letzterer sollte durch Feedbackschleifen kontinuierlich überprüft werden, um die ERP-Schulungen bei Bedarf weiter zu verbessern. Nicht zuletzt ist es wichtig, auch nach dem Produktivstart in die Weiterbildung der Anwender zu investieren, um eine fortlaufende Verbesserung der ERP-Nutzung und der Geschäftsprozesse zu realisieren. Wer diese Tipps berücksichtigt, stellt sicher, dass die eingeführte Software optimal genutzt wird und somit ihren maximalen Nutzen entfaltet.