- Digitale Akten
- Das Archiv
- Umfangreiche Recherche
- Geschäftsprozesse
- Import
- Digitale Personalakte
- Langzeitarchivierung
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Digitale Akten
Wie Akten im klassischen Papierarchiv sammeln auch digitale Akten zusammengehörende Dokumente. Die Aktenbildung geschieht automatisch über Attributfelder und ist individuell anpassbar. Da im Gegensatz zum Papierarchiv eine Akte ein Dokument nur referenziert, kann das gleiche Dokument zur selben Zeit z.B. in einer Kundenakte und in einer Auftragsakte vorhanden sein. Digitale Akten sind platzsparend und durch eine Synchronisation werden Dubletten vermieden.
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Das Archiv
Jeder Nutzer hat von seinem Arbeitsplatz aus die Möglichkeit, sämtliche für ihn freigegebenen Dokumente einzusehen. Der Weg ins Papierarchiv entfällt. Welchen Teil des Archivbestandes ein einzelner Nutzer einsehen kann, können Sie bis ins letzte Detail bestimmen. Sogar eine Rechtevergabe abhängig von Dokumentattributen ist möglich. -
Umfangreiche Recherche
Ganz gleich, ob am Desktop oder mobil – ob on- oder offline: Mit der Software finden Sie über Schlagwörter, Metadaten, Volltext und Facettierung mit Sicherheit jedes Dokument. Über die Such-Funktionalitäten finden Sie unternehmensweit alle relevanten Informationen.
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Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse, wie die Genehmigung einer Rechnung, können direkt im DMS-System abgebildet werden. Der Nutzer hat somit das Dokument, um das es geht, immer im Blick. Einige häufig anzutreffende Vorgänge sind schon von Haus aus mit dabei. Sollten Ihre Anforderungen umfangreicher sein, sind Sie bei unserem erfahrenen Workflow-Team an der richtigen Adresse. -
Import
Egal aus welcher Quelle Ihre Dokumente kommen, dank des einfachen dateibasierten Imports und der Lösungen zum automatisierten Auslesen von Metadaten aus PDF-Dateien finden wir immer einen Weg, sie in das elektronische Archiv zu importieren. Neben der Scanlösung befinden sich Produkte zur automatischen Textklassifizierung sowie zur Anbindung an eine Vielzahl gängiger Geschäftssoftwareprodukte im Repertoire von d.3, dem DMS-System aus dem Hause d.velop.
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Digitale Personalakte
Die Digitale Personalakte ist eine umfassende Software-Lösung für die Personalverwaltung und die Steuerung des Personaleinsatzes in Unternehmen und Organisationen. Dabei werden verschiedenste Informationsquellen schnell und zuverlässig unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zugänglich. Webbasiert, plattformunabhängig und mit vielfältigen Dokumentenmanagement-Funktionalitäten ausgestattet, macht die Software Schluss mit der Sucherei in unhandlichen Papierarchiven und unübersichtlichen Datenverzeichnissen.
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Langzeitarchivierung
Laut Abgabenordnung (AO) muss jedes Dokument, das als Geschäfts- oder Handelsbrief einzuordnen ist, sechs Jahre bzw. 10 Jahre in digitaler und revisionssicherer Form aufgehoben werden. Das gilt auch für den zunehmenden Geschäftsverkehr via E-Mail. Die wachsende Informations- und Datenflut stellt eine beträchtliche Herausforderung für mittelständische Unternehmen dar. Die Datenmengen, die es zu archivieren gilt, wachsen stetig. Grundsätzlich muss man zwischen der kurzfristigen Datensicherung und der langfristigen Archivierung unterscheiden. Im ersten Fall sind "Network Attached Storage-Lösungen" empfehlenswert. Für die langfristige, rechtskonforme, weil gegen Manipulationen geschützte Datenarchivierung gibt es keine brauchbare Alternative für optische Medien.
- Revisionssichere Archivierung der im DMS-System gesammelten Daten
- Erfüllung der GDPdU-Bestimmungen durch weitere Ablage auf WORM-Medien
- Dauerhafte Entlastung der bestehenden Speicher-, Server- und Backup-Ressourcen
